Concrètement, l’effectif de l’entreprise (plus ou moins de 20 salariés) se calcule en prenant en compte  le nombre de salariés en CDI à la date de la déclaration et en ajoutant l’effectif des autres salariés (CDD, intérimaires…) calculé au prorata de leur temps de présence au cours de l’année civile écoulée, même s’ils ne sont plus présents au moment de la déclaration.    

L'obligation d'emploi concerne toute entreprise du secteur privé et du secteur public industriel et commercial, employant au moins 20 salariés.

Pour être plus précis - Les effectifs à prendre en compte sont : 
  -> les salariés titulaires d'un CDI à temps plein au 31 décembre,
   -> les travailleurs à domicile au 31 décembre,
   -> les salariés titulaires d'un CDD à temps plein ou d'un contrat de travail intermittent, et les salariés temporaires (saisonniers), calculés au prorata de leur temps de présence au cours  des 12 mois précédents, même s'ils ont quitté l'établissement au 31 décembre,
  -> les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure (intérimaires), présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice depuis au moins 1 an,
  -> les salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail (CDI ou CDD), pris en compte au prorata de leur durée de travail.

Toutefois, les salariés en CDD, les intérimaires et les saisonniers sont exclus du décompte des effectifs s'ils remplacent un salarié absent, en congé maternité, congé d'adoption ou congé parental d'éducation. 

Pour les entreprises à établissements multiples disposant de l'autonomie de gestion, chaque établissement doit fournir une déclaration séparée, avec un Siret distinct.

Les entreprises qui comptent des établissements sans autonomie de gestion par rapport au siège social (notamment pour la gestion du personnel : recrutement, licenciement) doivent intégrer les effectifs de ces établissements dans ceux du siège social et effectuer une déclaration commune.

 Source https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F22523